Hogyan szűrd ki az alkalmatlan jelentkezőket időpazarlás nélkül?

100 jelentkező. Elsőre jól hangzik. Aztán elkezded feldolgozni őket. Az egyik nem vállalja a műszakot. A másiknak nincs meg a szükséges jogosítványa. A harmadik 150 kilométerre lakik. A negyedik bérigénye messze meghaladja a keretet. Az ötödiket három napja nem lehet elérni. A hatodik pedig csak akkor mondja el telefonon, hogy valójában semmilyen releváns tapasztalata nincs. És már eltelt fél nap. A probléma ilyenkor nem feltétlenül az, hogy túl sok jelentkező érkezett.

Hanem az, hogy:

túl későn derül ki róluk, hogy nem megfelelőek.

Egy jól felépített toborzási folyamatban a legfontosabb kizáró információk jelentős része már a jelentkezéskor vagy közvetlenül utána kiderülhet.

Így a HR-es ideje nem arra megy el, hogy száz emberből kilencvenről telefonon állapítsa meg:

"ő sajnos nem lesz jó."

Először is: mit jelent az, hogy "alkalmatlan jelentkező"?

Nem azt, hogy rossz munkavállaló.

És nem azt, hogy más munkakörben ne lehetne kiváló.

Egyszerűen azt jelenti, hogy:

az adott pozíció valamely valóban szükséges feltételének nem felel meg.

Például:

• nincs meg a kötelező jogosítványa,
• nem vállalja a munkarendet,
• nincs szükséges végzettsége,
• nem rendelkezik megfelelő nyelvtudással,
• nem tud bejárni,
• a bérigény jelentősen eltér,
• vagy teljesen más szakmai háttérrel rendelkezik.

Ez fontos különbség.

A jó előszűrés célja nem az, hogy:

minél több embert kizárjunk.

Hanem hogy:

minél gyorsabban különválasszuk a releváns és nem releváns jelentkezőket.

1. Határozd meg előre a valódi kizáró feltételeket

Mielőtt elindítod a hirdetést, írd le:

mi az az 3–5 feltétel, ami nélkül valaki ténylegesen nem tudja ellátni a munkát?

Például egy C+E gépkocsivezetőnél:

• C+E jogosítvány,
• szükséges vezetői dokumentumok,
• meghirdetett turnusrendszer vállalása.

Egy 3 műszakos termelési munkánál:

• 3 műszak vállalása,
• bejárás megoldása,
• munkavégzéshez szükséges fizikai alkalmasság.

Egy angol nyelvű ügyfélkapcsolati pozíciónál:

• szükséges kommunikációs szint,
• releváns szakmai háttér.

Ha ezt előre nem határozod meg, a kiválasztás könnyen következetlenné válik.

2. Különítsd el a "kötelező" és az "előny" kategóriát

Ez az egyik legfontosabb szabály.

Tegyük fel, hogy ezt keresed:

minimum 3 év értékesítési tapasztalat.

De jön egy jelölt:

• 2,5 év tapasztalattal,
• erős B2B háttérrel,
• releváns iparágból,
• jó eredményekkel.

Valóban ki kell zárni?

Lehet, hogy nem.

Ezért legyen két kategóriád.

Kötelező

Enélkül a munkát nem tudja ellátni.

Előny

Jó, ha van, de hiánya nem automatikus kizáró ok.

Például:

Kötelező

C+E jogosítvány

Előny

konténerszállítási tapasztalat

Ez a különbségtétel segít elkerülni, hogy a túl agresszív szűrés miatt jó jelölteket veszíts.

3. A kizáró feltételeket már a hirdetésben kommunikáld

Az egyik legegyszerűbb előszűrés maga az álláshirdetés.

Ha 3 műszak van, írd bele:

"A munkakör 3 műszakos munkarendben végezhető."

Ha saját autó kell:

"A telephely tömegközlekedéssel nem érhető el a műszakkezdéshez, ezért a bejárás egyéni megoldása szükséges."

Ha kötelező a jogosítvány:

"A pozíció betöltésének feltétele a C+E kategóriás jogosítvány."

Minél világosabban kommunikálsz előre, annál több ember tudja saját maga eldönteni:

érdemes-e jelentkeznie.

Ez már önmagában szűrés.

4. Ne rejtsd el a munkarendet

Az egyik leggyakoribb felesleges kör. A jelölt jelentkezik. Felhívod. Beszéltek öt percet.

Majd:

"Egyébként ez 3 műszak."

Mire ő:

"Ja, azt nem tudom vállalni."

Ennyi.

Ez a beszélgetés teljesen elkerülhető lett volna.

A munkarendet ezért érdemes:

• a hirdetésben,
• és az előszűrő űrlapon

is egyértelművé tenni.

5. A bejárást ne hagyd az interjúig

Ez különösen fontos:

• ipari parkoknál,
• vidéki telephelyeknél,
• hajnali műszakkezdésnél,
• éjszakai munkarendnél.

Például:

"Meg tudod oldani a bejárást Szegedre a meghirdetett munkarendben?"

• Igen, saját járművel
• Igen, céges busszal
• Igen, más módon
• Nem

Ez egyetlen kérdéssel rengeteg felesleges telefonbeszélgetést kiválthat.

6. Használj előszűrő kérdéseket a jelentkezésnél

Ne csak:

név + telefonszám.

Ha tényleg fontos a jelentkezők minősége, kérdezz rá néhány kulcstényezőre.

Például:

Mennyi releváns tapasztalatod van?

Vállalod a munkarendet?

Rendelkezel a szükséges jogosítvánnyal?

Meg tudod oldani a bejárást?

Mikor tudsz kezdeni?

Ezekből már létrejön egy első kép.

A jelentkezők előszűrése akkor működik jól, ha a kérdések ténylegesen az adott pozícióhoz készülnek.

7. Ne használj ugyanazt az előszűrést minden munkakörre

Egy raktárosnál fontos lehet:

• targoncás engedély,
• műszak,
• bejárás.

Egy értékesítőnél:

• B2B tapasztalat,
• új ügyfélszerzés,
• CRM,
• angol.

Egy festőnél:

• szakmai tapasztalat,
• önálló munkavégzés,
• szakmai részterületek.

Ha minden jelentkező ugyanazt az általános űrlapot kapja:

"Van tapasztalata? Igen/Nem"

akkor nagyon kevés valóban hasznos információt szerzel.

8. Állíts fel prioritási kategóriákat

Nem kell minden jelentkezőt ugyanolyan sorrendben feldolgozni.

Egyszerűen létrehozhatsz például három csoportot.

A – Erős jelölt

Megfelel minden fontos feltételnek.

→ Azonnal hívni.

B – Potenciálisan megfelelő

Van kisebb eltérés, de lehet benne lehetőség.

→ Második körben hívni.

C – Nem megfelelő

Hiányzik valamely kötelező feltétel.

→ Nem prioritás.

Ezzel már teljesen másképp néz ki 100 jelentkező feldolgozása.

Nem:

1 → 2 → 3 → 4 → 5...

hanem:

A → B → C

9. Ne beérkezési sorrendben telefonálj

Ez gyakori, de nem feltétlenül hatékony.

Tegyük fel:

8:01

jelentkezik egy gyenge jelölt.

8:45

érkezik egy tökéletes.

9:10

újabb gyenge.

Ha szigorúan időrendben dolgozol:

előbb töltöd az idődet a gyenge jelentkezőkkel.

Ha van előszűrés:

a legerősebbet hívhatod először.

Ez különösen fontos, ha a jó jelöltek gyorsan elkelnek.

10. Pontozd a fontos válaszokat

Bizonyos munkaköröknél egyszerű pontozási rendszer is használható.

Például értékesítőnél:

B2B tapasztalat

• nincs = 0 pont
• 1–3 év = 2 pont
• 3+ év = 4 pont

CRM

• nincs = 0
• alap = 1
• magabiztos = 2

releváns iparág

• nincs = 0
• van = 3

angol

• nem szükséges szint = 0
• megfelelő = 2

Így minden jelentkező kap egy első prioritási pontszámot.

Fontos:

ez nem helyettesíti az emberi döntést.

Csak segít sorrendet felállítani.

11. Használj döntési fát

Egyszerű példa gépkocsivezetőnél:

Van C+E jogosítvány?

↓ IGEN

Vállalja a turnust?

↓ IGEN

Van megfelelő szakmai tapasztalata?

↓ IGEN

Megfelelő kezdési időpont?

↓ IGEN

👉 PRIORITÁS

Ha már az első kérdésnél:

NEM

akkor nincs értelme további 8 kérdést végigvinni, ha a jogosítvány valóban kötelező.

12. Bérnél tisztázd korán a realitást

Sok kiválasztás úgy jut el 15–20 perces beszélgetésig, hogy csak a végén derül ki:

a két fél bérben teljesen mást gondol.

Ha lehet, már a hirdetésben adj:

• konkrét összeget,
• vagy bérsávot.

Ezután az űrlapon akár ennyi is elég:

"Megfelelő számodra a hirdetésben szereplő bér?"

• Igen
• Nem
• Szeretném pontosítani

Ez sokszor jobb, mint vakon gyűjteni a bérigényeket.

13. Ne telefonon deríts ki mindent

A telefonos előszűrésnek van helye. De ne ott kelljen kiderülnie minden alapinformációnak.

Egy jó első telefon célja inkább:

• válaszok pontosítása,
• motiváció megértése,
• kommunikáció felmérése,
• továbblépés egyeztetése.

Ne azzal menjen el az első 10 perc, hogy:

"Hol lakik?"

"Van jogosítványa?"

"Vállalja a műszakot?"

"Mikor tud kezdeni?"

Ezt az űrlap már tudhatná.

14. Készíts rövid telefonos szűrőlistát

Még jó online előszűrés mellett is érdemes egységes telefonos vázlatot használni.

Például:

1. Megerősítés

A jelentkezésben szereplő alapadatok helyesek?

2. Tapasztalat

Milyen konkrét munkát végzett?

3. Váltás oka

Miért keres új lehetőséget?

4. Munkarend

Biztosan vállalható?

5. Bér

Egyeznek az elvárások?

6. Kezdés

Mikor elérhető?

Egy jól előszűrt jelentkezőnél ez akár néhány perc alatt eldöntheti:

van-e értelme interjúra hívni.

15. Ne tölts ugyanannyi időt minden jelentkezővel

Ez talán a cikk egyik legfontosabb mondata:

A jelentkezők nem egyforma prioritásúak.

Ha valaki:

• releváns tapasztalattal,
• megfelelő jogosítvánnyal,
• vállalható bérigénnyel,
• jó kezdési időponttal

jelentkezik:

őt érdemes gyorsan felhívni.

Ha valakinél több alapfeltétel hiányzik, akkor nem feltétlenül kell ugyanolyan hosszú kiválasztási folyamatot végigvinni.

Ez nem tiszteletlenség.

Hanem:

erőforrás-gazdálkodás.

16. Figyeld a "majd csak jó lesz" csapdát

Amikor kevés a jelentkező, könnyű elkezdeni lejjebb vinni minden elvárást.

Például:

"Nincs tapasztalata, de majd betanul."

"Nem tudja vállalni a műszakot, majd megoldjuk."

"Nagyon messze lakik, de hátha bejár."

Ezzel önmagában nincs baj, ha tudatos döntés.

A gond az, amikor a toborzási nyomás miatt folyamatosan olyan emberekkel töltesz időt, akiknél már az elején látható:

a munkakör és a jelentkező nem illik egymáshoz.

17. De vigyázz a túl szigorú szűréssel is

A másik véglet sem jó.

Például:

"Minimum 5 év tapasztalat."

Miért?

Tényleg szükséges?

Vagy csak jól hangzik?

Ugyanez:

"Csak azonos iparágból."

Lehet, hogy egy közeli iparágból érkező jelölt ugyanúgy kiváló lenne.

A jó előszűrés kérdése mindig:

"Ez tényleg szükséges a munkához, vagy csak kényelmes lenne?"

18. Mérd, honnan érkeznek a jó és rossz jelentkezők

Ne csak azt mérd:

hány jelentkező érkezett.

Nézd azt is:

• melyik kampányból,
• melyik kreatívból,
• melyik csatornából,
• melyik üzenetre

jöttek a megfelelő emberek.

Például:

Kampány A

100 jelentkező
10 megfelelő

Kampány B

50 jelentkező
25 megfelelő

B kampány nyers jelentkezőszámban rosszabb.

De:

minőségben sokkal erősebb.

A cél tehát nem feltétlenül a lehető legtöbb jelentkező.

19. Számold a megfelelési arányt

Egyszerű képlet:

Megfelelő jelentkezők / összes jelentkező × 100

Például:

100 jelentkezőből 30 megfelelő:

30% megfelelési arány.

Ha egy módosítás után:

70 jelentkezőből 35 megfelelő:

50%.

Kevesebb jelentkező.

De több megfelelő.

Ez komoly javulás lehet.

20. Nézd meg, hol keletkeznek a felesleges körök

Érdemes visszafejteni a folyamatot.

Például:

Sok jelentkező kiesik a műszaknál

→ nem kommunikálod elég jól a munkarendet.

Sok kiesik a bejárásnál

→ hiányos a helyszínkommunikáció.

Sok kiesik bérnél

→ érdemes lehet korábban tisztázni.

Sok kiesik tapasztalatnál

→ túl széles a hirdetés vagy nincs megfelelő előszűrés.

Sok jó jelölt nem veszi fel

→ túl lassú a kapcsolatfelvétel.

Egy gyakorlati példa

Tegyük fel, 120 jelentkező érkezik raktári munkára.

Előszűrés nélkül:

120 embert kell átnézni vagy hívni.

Tegyük fel, egy telefon átlagosan csak 5 perc.

Ez már:

600 perc = 10 óra.

És ebben nincs benne:

• sikertelen hívás,
• adminisztráció,
• visszahívás,
• jegyzetelés.

Most tegyük fel, hogy az űrlapból kiderül:

• 45 fő nem vállalja a műszakot,
• 25 fő nem tud bejárni,
• 20 főnél más kötelező feltétel hiányzik.

Marad:

30 potenciálisan releváns jelentkező.

Már az első körben 90 felesleges telefon kiesett.

És még ennél is fontosabb:

a legerősebb 10–15 jelöltet azonnal előre tudod venni.

Egy egyszerű 3 lépcsős szűrés

1. SZINT – Automatikus / űrlapos előszűrés

Kötelező feltételek:

• jogosítvány,
• műszak,
• helyszín,
• végzettség.

2. SZINT – Prioritási szűrés

• tapasztalat,
• releváns iparág,
• kezdés,
• szakmai ismeret.

3. SZINT – Rövid telefonos szűrés

• motiváció,
• kommunikáció,
• tapasztalat pontosítása,
• továbblépés.

Ezután jöhet:

az interjú.

Nem kell mindenkit rögtön interjúztatni.

Mire ne használj automatikus kizárást?

Olyan dolgokra, amelyek:

• nem egyértelműek,
• szubjektívek,
• kontextust igényelnek,
• vagy nem valódi minimumfeltételek.

Például:

"Mennyire vagy jó kommunikátor?"

Erre nem érdemes automatikusan embert kizárni.

Ugyanígy egy kisebb tapasztalati eltérés sem feltétlenül jelent alkalmatlanságot.

Az automatizálás akkor jó, ha:

egyértelmű tényeket rendszerez.

Mi legyen azokkal, akik most nem megfelelőek?

Nem minden "nem" jelent végleges nemet.

Például valaki:

• most nem tud kezdeni,
• jelenleg nem vállalja a műszakot,
• másik telephely érdekelné,
• más munkakörre alkalmas.

Ha az adatkezelési feltételek ezt lehetővé teszik, érdemes lehet később más releváns lehetőségnél ismét számításba venni.

Egy mai nem megfelelő jelentkező:

egy későbbi pozícióban lehet jó jelölt.

10 pontos gyors szűrési checklist

Mielőtt felhívsz egy jelentkezőt, tudd róla:

□ Megvan a kötelező tapasztalat vagy háttér?

□ Rendelkezik a szükséges képesítéssel?

□ Megvan a kötelező jogosítvány/engedély?

□ Vállalja a munkarendet?

□ Meg tudja oldani a bejárást?

□ Reális a bérigénye?

□ Elfogadható a kezdési időpont?

□ Van releváns szakmai előélete?

□ Nincs nyilvánvaló kizáró tényező?

□ A válaszai alapján valóban érdemes most felhívni?

Ha ezek jelentős része már előre megvan, egészen más lesz a feldolgozás sebessége.

A legfontosabb szabály: ne az embereket szűrd túl, hanem a folyamatot építsd jól

Ha 100 jelentkezőből 90 alkalmatlan, könnyű azt gondolni:

"rosszak a jelentkezők."

De lehet, hogy valójában:

• túl általános a hirdetés,
• nem világosak a feltételek,
• rossz közönséghez jut el,
• nincs előszűrés,
• túl könnyű irrelevánsan jelentkezni.

A jelentkezők minősége tehát nem csak:

jelöltprobléma.

Lehet:

toborzásiprobléma is.

Röviden: hogyan szűrd ki gyorsan az alkalmatlan jelentkezőket?

A leghatékonyabb sorrend:

HIRDETÉSBEN TISZTÁZÁS → JELENTKEZÉSKORI ELŐSZŰRÉS → PRIORITÁSI SORREND → RÖVID TELEFON → INTERJÚ

A cél nem az, hogy mindenkit a lehető legkeményebben szűrj.

Hanem hogy:

a megfelelő emberrel minél gyorsabban eljuss a következő lépésig, a nyilvánvalóan nem megfelelő jelentkezőknél pedig ne tölts feleslegesen időt.

Hogyan segítünk mi ebben?

A LeszMunkaerőm.hu-nál a jelentkezői minőségre már a kampány felépítésénél gondolunk.

Nem csak azt nézzük:

hogyan szerezzünk jelentkezőket.

Hanem azt is:

hogyan derüljön ki már jelentkezéskor, kik lehetnek valóban relevánsak.

A saját toborzási rendszerben ezért összehangoljuk:

a hirdetés üzenetét + a jelentkezési folyamatot + az előszűrő kérdéseket.

Így a cél nem egy minél hosszabb névlista.

Hanem:

gyorsabban megtalálni benne azokat, akikkel valóban érdemes beszélni.

👉 Ismerd meg, hogyan működik a jelentkezők előszűrése

Gyakori kérdések

Hogyan lehet gyorsan kiszűrni a nem megfelelő jelentkezőket?

A legfontosabb kötelező feltételeket már a hirdetésben egyértelműen kommunikáld, majd a jelentkezési űrlapban kérdezz rá a tapasztalatra, munkarendre, bejárásra, képesítésre és más valóban releváns feltételekre.

Érdemes automatikusan kizárni jelentkezőket?

Egyértelmű, nélkülözhetetlen feltételeknél lehet értelme, de a kevésbé fontos vagy szubjektív szempontoknál jobb lehet pontozni és rangsorolni.

Mitől lesz túl szigorú az előszűrés?

Ha olyan feltételeket is kizáróként kezelsz, amelyek valójában csak előnyt jelentenek. Így megfelelő jelölteket is elveszíthetsz.

Miért fontos a jelentkezőket rangsorolni?

Mert így nem pusztán beérkezési sorrendben dolgozod fel őket, hanem a legerősebb jelöltekkel tudsz elsőként kapcsolatba lépni.

A kevesebb jelentkező jelenthet jobb toborzást?

Igen. Ha például kevesebb jelentkező érkezik, de közülük jóval több megfelelő, a toborzás hatékonyabb lehet.