Belső vagy külső toborzás? Előnyök, hátrányok és költségek

Amikor új munkatársat kell felvenni, az egyik első kérdés általában ez: Saját erőből oldjuk meg a toborzást, vagy bízzuk külső partnerre?

Mindkét megoldásnak vannak előnyei. És mindkettőnek vannak olyan helyzetei, amikor kevésbé ideális.

A jó döntés attól függ többek között, hogy:

• milyen munkakörbe keresel,
• milyen gyakran toborzol,
• van-e saját HR- vagy marketingkapacitásod,
• milyen gyorsan kell embert találnod,
• mennyire speciális a pozíció,
• és mekkora költséget vállalsz egy-egy új keresésnél.

A kérdés tehát nem az, hogy: "A belső vagy a külső toborzás a jobb?"

Hanem inkább ez:

"Melyik modell működik jobban az adott cég és pozíció esetében?"

Mit jelent a belső toborzás?

Ebben a cikkben belső toborzás alatt azt értjük, amikor a vállalat saját erőforrásból szervezi meg a külső jelöltek keresését és kiválasztását.

Vagyis például a saját:

• HR-es,
• recruiter,
• HR generalista,
• marketinges,
• cégvezető

kezeli a folyamatot.

A feladatok közé tartozhat:

• az álláshirdetés elkészítése,
• a megfelelő csatornák kiválasztása,
• a hirdetések kezelése,
• a jelentkezők feldolgozása,
• az előszűrés,
• az interjúk,
• a kiválasztás.

A legnagyobb előny egyszerű: a toborzási tudás és a folyamat a cégen belül marad.

A belső toborzás előnyei

1. Jobban ismered a saját cégedet

Egy belső munkatárs pontosabban ismerheti:

• a munkakör valódi tartalmát,
• a csapatot,
• a vezetőt,
• a munkakörnyezetet,
• a vállalati kultúrát,
• a napi problémákat,
• és azt is, milyen ember illik valóban a szervezetbe.

Ez sokszor olyan információ, amit egy külső szolgáltató csak hosszabb egyeztetés után tud megérteni.

2. Közvetlenebb a kommunikáció

Nem kell minden változtatást egy külső cégen keresztül intézni.

Ha módosul:

• a munkarend,
• a fizetés,
• az elvárás,
• a létszámigény,
• vagy a kezdési időpont,

a saját csapat gyorsan tud reagálni. Ez különösen sokat számíthat akkor, ha gyakran változik a toborzási igény.

3. Hosszú távon felépülhet saját tudás

Ha rendszeresen toborzol, idővel egyre több tapasztalatod lesz arról:

• mely csatornák működnek,
• milyen hirdetések teljesítenek jól,
• milyen kérdésekkel érdemes előszűrni,
• honnan jönnek jobb jelentkezők,
• milyen munkakör mennyire nehezen tölthető.

Ez a tudás a következő keresésnél is felhasználható.

Nem minden alkalommal nulláról indulsz.

A belső toborzás hátrányai

1. Szakértelem és idő kell hozzá

Az, hogy valaki tud álláshirdetést feladni, még nem feltétlenül jelenti azt, hogy tud hatékony toborzási kampányt építeni.

Szükség lehet többek között:

• hirdetési ismeretekre,
• szövegírásra,
• kreatívkészítésre,
• célzásra,
• adatkezelésre,
• előszűrésre,
• kampányelemzésre.

Ha ezek nincsenek meg házon belül, a tanulási idő és a hibák költsége is jelentős lehet.

2. Könnyen mellékfeladattá válik

Sok kisebb cégnél nincs külön recruiter. Ilyenkor a toborzás gyakran:

"majd megcsinálja a HR-es" vagy: "majd feladja valaki az irodából."

Csakhogy annak a kollégának közben van tíz másik feladata is.

Ennek eredménye lehet:

• lassú reakció,
• ritkán frissített hirdetés,
• elmaradó visszahívások,
• rosszul követett jelentkezők.

A belső megoldás tehát csak akkor igazán erős, ha valóban van rá kapacitás.

Mit jelent a külső toborzás?

Külső toborzásnál a vállalat a folyamat egy részét vagy egészét külső partnerre bízza.

Ez lehet például:

• munkaerő-közvetítő,
• fejvadász,
• recruitment ügynökség,
• marketing- vagy toborzási szolgáltató.

A szolgáltatás tartalma nagyon eltérő lehet. Van, ahol a partner csak jelentkezőket hoz. Máshol előszűr. Megint máshol interjúztat is. Ezért két ajánlat összehasonlításánál nem elég csak az árat nézni.

Azt is meg kell nézni, pontosan mit kapsz érte.

A külső toborzás előnyei

1. Azonnal kapsz szakértelmet

Egy tapasztalt külső partnernek lehet:

• kész folyamata,
• saját adatbázisa,
• hirdetési tapasztalata,
• megfelelő eszköztára,
• piaci ismerete.

Így nem feltétlenül neked kell mindent kitapasztalnod. Ez különösen jó lehet, ha ritkán toborzol.

2. Csökkentheti a belső terhelést

A külső partner átvehet olyan feladatokat, mint:

• hirdetések elkészítése,
• sourcing,
• előszűrés,
• telefonos kapcsolatfelvétel,
• adminisztráció.

Így a saját HR-ed a kiválasztásra és a belső folyamatokra tud koncentrálni.

3. Speciális pozícióknál különösen hasznos lehet

Egy ritka:

• felsővezető,
• mérnök,
• IT-specialista,
• speciális értékesítő

keresésénél sokszor indokolt lehet egy olyan partner bevonása, akinek konkrét piaci kapcsolatai vannak. Ilyenkor egy fejvadász értéke nem pusztán a hirdetés feladásában van.

Hanem abban, hogy:

tudja, kit és hol kell közvetlenül megkeresni.

👉 Bővebben: Fejvadász helyett – mikor milyen alternatíva működhet?

A külső toborzás hátrányai

1. Minden új keresés újabb költség lehet

A külső szolgáltatásoknál gyakori modell, hogy:

• pozíciónként,
• kampányonként,
• sikerdíjként,
• vagy a felvett dolgozó bérének százalékában

fizetsz.

Ez alkalmi toborzásnál teljesen elfogadható lehet. Ha viszont ugyanazt a munkakört évente többször is meg kell töltened, a költségek összeadódnak.

2. A tudás részben a szolgáltatónál marad

Ha minden keresést teljes egészében kiszervezel, könnyen kialakulhat az, hogy:

a partnered tudja, hogyan talál neked embert — Te viszont nem.

Amíg együtt dolgoztok, ez nem probléma. De ha később váltani szeretnél, sokszor újra fel kell építened a folyamatot.

Ezért rendszeres toborzásnál érdemes megvizsgálni, hogy mennyit ér számodra a saját toborzási képesség kiépítése.

3. Külső partner sosem ismeri úgy a céget, mint Te

Ez természetes. Még egy kiváló recruiter sem ül minden nap a termelésben, a raktárban vagy az értékesítési csapat mellett. Ezért az együttműködés minősége jelentősen függ attól:

mennyire pontos briefet kap.

Ha a munkáltató maga sem tudja pontosan, kit keres, azt a külső partner sem fogja tudni helyette kitalálni.

Mennyibe kerül a belső és a külső toborzás?

Ez az összehasonlítás sokkal összetettebb, mint elsőre látszik.

A belső toborzás látszólag lehet olcsóbb.

De vannak rejtett költségei:

• HR-es munkaideje,
• marketinges munkaideje,
• állásportál díja,
• hirdetési költség,
• szoftverek,
• sikertelen kampányok,
• üres pozíció költsége.

A külső szolgáltatásnál viszont jellemzően könnyebben látható maga a szolgáltatási díj.

Ezért ne csak ezt hasonlítsd össze:  "Mennyibe kerül a hirdetés?"

Hanem ezt:

"Mennyibe kerül nekünk összesen egy megfelelő munkatárs megszerzése?"

És még egy kérdést:

"A következő toborzásnál újra ki kell fizetnünk ugyanezt?"

👉 Bővebben a munkaerő-toborzás költségeiről

Mikor érdemes belső toborzásban gondolkodni?

Belső megoldás lehet jó választás, ha:

• rendszeresen toborzol,
• van saját HR-kapacitásod,
• sok hasonló munkakört töltesz,
• szeretnél saját tudást felépíteni,
• fontos a gyors módosíthatóság,
• hosszú távon csökkentenéd a külső függőséget.

Különösen érdekes lehet akkor, ha ugyanabba a munkakörbe újra és újra keresel embert.

Például: raktárosból évente négyszer. sofőrből folyamatosan. termelési munkatársból minden bővülésnél.

Ilyenkor már érdemes megvizsgálni: miért építenénk fel ugyanazt a toborzást minden alkalommal újra?

Mikor lehet jobb a külső toborzás?

Külső partner lehet jobb választás, ha:

• nincs saját HR-kapacitás,
• nagyon gyorsan kell segítség,
• ritkán toborzol,
• speciális vagy ritka pozícióról van szó,
• bizalmas a keresés,
• nincs meg a szükséges szakértelem házon belül.

Egy felsővezetői keresésnél például teljesen más szempontok vannak, mint egy évente többször visszatérő raktáros-toborzásnál.

Van harmadik lehetőség is

A gyakorlatban nem csak két véglet létezik:

mindent házon belül vagy: mindent kiszervezünk.

Van egy harmadik modell is:

a szakértő felépíti a rendszert, a cég pedig később saját maga használja.

Ebben az esetben:

• nem neked kell nulláról megtanulni a rendszerépítést,
• szakértő segítségével létrejön a kampány,
• a rendszer a saját hirdetési fiókodban működik,
• és később ugyanahhoz a munkakörhöz újra használható.

Ez átmenet lehet a teljes kiszervezés és a teljesen saját építés között. A külső szakértelmet nem folyamatos függőségként, hanem saját eszköz kialakítására használod.

👉 Ismerd meg, hogyan működik a saját toborzási rendszer

7 kérdés, ami segít dönteni

Mielőtt belső vagy külső toborzás mellett döntesz, válaszolj ezekre:

1. Milyen gyakran keresünk új munkatársat?

Évente egyszer?

Vagy havonta?

2. Ugyanazok a pozíciók térnek vissza?

Ha igen, a saját rendszer értéke nő.

3. Van házon belül idő és szakértelem?

Nem csak arra, hogy hirdetést adjatok fel, hanem hogy valóban menedzseljétek a folyamatot.

4. Mennyire speciális a pozíció?

Egy felsővezető és húsz betanított munkás keresése nem ugyanaz a feladat.

5. Mennyi idő alatt kell embert találni?

A gyorsaság befolyásolhatja a megfelelő modellt.

6. Fontos, hogy hosszú távon saját tudásunk legyen?

Ha igen, érdemes olyan megoldást keresni, ahol a rendszer nem tűnik el a projekt végén.

7. Mennyit fizetünk újra és újra ugyanazért?

Ez rendszeres toborzásnál az egyik legfontosabb kérdés.

A leggyakoribb hiba: csak az egyszeri árat nézni

Tegyük fel, hogy az egyik megoldás most olcsóbb. Ez önmagában még nem jelenti azt, hogy hosszú távon is az. Ha évente hatszor toborzol ugyanabba a pozícióba, akkor nem csak az számít: mennyi az első keresés ára. Hanem az is: mennyi lesz a másodiké, harmadiké, hatodiké. A toborzásnál ezért érdemes különbséget tenni: egyszeri költség és hosszú távú toborzási költség között.

Röviden: belső vagy külső toborzás?

Belső toborzás: jó lehet, ha van időd, szakértelmed és rendszeresen keresel munkatársakat.

Külső toborzás: jó lehet, ha nincs saját kapacitásod, speciális pozíciót töltesz vagy teljesen át akarod adni a keresést.

Saját toborzási rendszer: akkor lehet különösen érdekes, ha külső szakértelemmel szeretnél felépíteni egy olyan eszközt, amelyet később saját magad is újra használhatsz.

A döntő kérdés tehát nem az:

"Ki csinálja most a toborzást?"

Hanem:

"Milyen toborzási képességgel szeretnénk rendelkezni egy év múlva?"

Gyakori kérdések

Mit jelent a toborzás kiszervezése?

A toborzás kiszervezése azt jelenti, hogy a vállalat a munkaerő-keresési folyamat egy részét vagy egészét külső szolgáltatóra bízza.

Olcsóbb a belső toborzás?

Nem feltétlenül. A belső munkatársak ideje, a hirdetések, szoftverek és a sikertelen keresések is költséget jelentenek. A teljes költséget érdemes vizsgálni.

Mikor érdemes fejvadászt választani?

Leginkább ritka szakértelmet igénylő, vezetői, bizalmas vagy nehezen megtalálható jelöltek esetén lehet indokolt.

Lehet egyszerre belső és külső toborzást használni?

Igen. Sok cég hibrid modellt használ: bizonyos pozíciókat saját maga kezel, másokat kiszervez, vagy külső segítséggel épít fel saját toborzási rendszert.