Mennyibe kerül valójában egy betöltetlen pozíció?

Van egy nyitott állásod. Elsőre úgy tűnhet, hogy amíg nincs betöltve: legalább nem kell fizetést fizetni rá. Csakhogy a valóság sokszor pont fordítva működik.

Egy betöltetlen pozíció miatt lehet:

• kevesebb termelés,
• több túlóra,
• lassabb kiszolgálás,
• elmaradó értékesítés,
• túlterhelt csapat,
• csúszó projektek,
• vezetői kapacitásvesztés,
• ügyfélvesztés.

Vagyis a pozíció nem azért kerül pénzbe, mert valaki ül benne.

Hanem azért is, mert: senki nem ül benne.

A kérdés tehát nem csak az: "Mennyibe kerül a toborzás?"

Hanem:

"Mennyibe kerül nekünk minden egyes hét, amíg nem találjuk meg a megfelelő embert?"

Mi az a betöltetlen pozíció költsége?

A betöltetlen pozíció költsége mindaz a közvetlen és közvetett veszteség, amely azért keletkezik, mert egy szükséges munkakör nincs betöltve. Ez nem mindig jelenik meg külön soron a könyvelésben. Ezért könnyű alábecsülni.

Pedig lehet:

Egy üres recepciós pozíció és egy üres értékesítési vezetői pozíció üzleti hatása teljesen eltérhet.

Ugyanez igaz:

A költséget ezért mindig az adott munkakör működéséből kell levezetni.

1. Elveszett termelési kapacitás

Kezdjük a legegyértelműbb esettel.

Tegyük fel, hogy egy termelési dolgozó naponta átlagosan 200 egység előállítását végzi.

Ha a pozíció 20 munkanapig nincs betöltve:

200 × 20 = 4 000 egység kapacitás hiányozhat.

Ez persze nem jelenti automatikusan, hogy mind a 4 000 egység tényleges veszteség lesz.

Lehet, hogy:

De akkor ezeknek lesz költsége.

Vagyis a hiány valahol mindenképpen megjelenik.

2. Túlóraköltség

Ez az egyik legkönnyebben számszerűsíthető tétel.

Tegyük fel, hogy egy hiányzó kolléga munkáját négy másik dolgozó között osztják szét.

Mindegyikük heti 5 óra túlórát vállal.

Ez összesen 20 túlóra hetente.

Ha egy túlóra teljes munkáltatói költsége például:

5 000 Ft,

akkor:

20 × 5 000 = 100 000 Ft/hét.

Négy hét alatt:

400 000 Ft.

Máris lehet, hogy többe került az üres pozíció, mint maga a toborzási kampány.

3. Kieső árbevétel

Értékesítői pozíciónál ez különösen látványos lehet.

Tegyük fel, hogy egy értékesítő átlagosan 8 millió Ft árbevételt termel havonta.

Ez nem jelenti azt, hogy 8 millió Ft a veszteség, ha nincs ott.

Az árbevételből le kell választani többek között:

Érdemes inkább:

fedezettel számolni.

Ha a 8 millió Ft árbevételen például 25% fedezet marad:

8 000 000 × 0,25 = 2 000 000 Ft havi fedezeti hozzájárulás.

Ha a pozíció két hónapig üres:

akár 4 millió Ft potenciális fedezet eshet ki.

A tényleges veszteség természetesen attól függ, mennyi üzletet vesz át közben a többi értékesítő.

4. Túlterhelt kollégák költsége

Ez nehezebben látható. Tegyük fel, hogy egy ötfős csapatból kiesik egy ember.

A maradék négynek 25%-kal több munka jut.

Rövid ideig ez lehet kezelhető.

Hosszabb távon viszont megjelenhet:

• több hiba,
• lassabb munkavégzés,
• több stressz,
• romló motiváció,
• növekvő fluktuáció.

És itt indulhat el az igazán veszélyes láncreakció:

egy betöltetlen pozícióból kettő lesz.

Ha egy túlterhelt kulcsember emiatt felmond: a probléma megsokszorozódik.

5. Vezetői idő elvesztése

Ha nincs meg a megfelelő ember: gyakran a vezető ugrik be.

Például:

• operatív feladatokat végez,
• ügyfeleket kezel,
• problémákat old meg,
• műszakot szervez,
• adminisztrál.

Tegyük fel, hogy egy vezető heti 8 órát tölt olyan munkával, amelyet normál esetben a hiányzó kolléga végezne.

Ha a vezető teljes óraköltsége:

12 000 Ft, akkor:

8 × 12 000 = 96 000 Ft/hét

Négy hét alatt:

384 000 Ft vezetői kapacitás.

És ez csak a közvetlen időérték.

A nagyobb probléma: mit nem csinált meg közben a vezető?

6. Elmaradó vezetői munka

Ez még nehezebben mérhető. Ha a vezető napi operatív problémákkal foglalkozik, kevesebb idő marad:

• fejlesztésre,
• értékesítésre,
• stratégiai döntésekre,
• csapatépítésre,
• folyamatoptimalizálásra.

Ezek értéke sokszor jóval nagyobb lehet, mint maga az órabér. Ezért egy betöltetlen operatív pozíció akár magasabban fizetett vezetői kapacitást is "lefelé húzhat".

7. Elveszett ügyfelek

Tegyük fel, hogy az ügyfélszolgálat létszámhiányos. A válaszidő megnő. Az ügyfelek várnak. Panaszok keletkeznek. Egy részük elmegy.

Ha havonta csak 5 ügyfelet veszítesz emiatt,

és egy ügyfél átlagos éves fedezeti értéke 200 000 Ft,

akkor:

5 × 200 000 = 1 000 000 Ft

potenciális hosszabb távú üzleti érték tűnhet el.

Itt már jól látszik, hogy a munkaerőhiány költsége nem mindig a HR-osztályon jelenik meg.

8. Elmaradó új ügyfélszerzés

Ez különösen értékesítési, business development és account pozícióknál fontos.

Ha egy új üzletkötőnek havonta átlagosan:

• 30 új kapcsolatot kellene nyitnia,
• 10 tárgyalást szerveznie,
• 2 új ügyfelet szereznie,

akkor minden betöltetlen hónap egy teljes értékesítési ciklust tolhat el.

A veszteség ráadásul nem mindig azonnal jelenik meg. Lehet, hogy három hónappal később hiányzik az árbevételből.

9. Csúszó projektek

Egy mérnök, projektvezető vagy szakember hiánya miatt:

• határidők tolódhatnak,
• más csapatok várhatnak,
• alvállalkozók állhatnak,
• kötbér kockázata nőhet.

Tegyük fel, hogy egy projekt egy hónapot csúszik.

Ennek költsége:

• plusz projektmenedzsment,
• erőforrás lekötés,
• szerződéses következmények,
• elhalasztott számlázás.

Egyetlen üres pozíció hatása így több részlegen is megjelenhet.

10. Külsős vagy kölcsönzött helyettesítés

Ha sürgősen pótolni kell valakit, a cég átmenetileg használhat:

• alvállalkozót,
• szabadúszót,
• kölcsönzött munkaerőt,
• külsős szakembert.

Ez teljesen racionális lehet. De gyakran magasabb egységköltséggel jár, mint egy saját munkavállaló. A betöltetlen pozíció költségébe ezért a:

normál költség és az ideiglenes megoldás költsége közötti különbséget

is érdemes beleszámolni.

11. Toborzásra fordított belső idő

Minél tovább nyitott a pozíció, annál tovább dolgozik rajta:

• HR,
• vezető,
• adminisztráció.

Újra:

• hirdetést módosítanak,
• önéletrajzokat néznek,
• telefonálnak,
• interjúztatnak.

Ha egy sikertelen keresés miatt újraindul a folyamat, a költség is újraindul.

12. Hibák és minőségromlás

Ha egy csapat létszámhiányosan működik, gyakran gyorsabban kell dolgoznia. Több feladat jut egy emberre.

Ez növelheti:

• selejt,
• reklamáció,
• adminisztrációs hiba,
• rossz kiszállítás,
• ügyfélpanasz

kockázatát.

Egyetlen komoly hiba költsége akár nagyobb lehet, mint:

egy teljes toborzási kampányé.

13. Fluktuációs láncreakció

Ez az egyik legveszélyesebb költség.

A folyamat:

NINCS EMBER → TÖBB MUNKA A CSAPATON → TÚLTERHELÉS → ELÉGEDETLENSÉG → ÚJABB FELMONDÁS

Ebből könnyen kialakulhat egy önmagát erősítő munkaerőhiány.

Ezért bizonyos esetekben a gyors toborzás nem egyszerűen kényelmi kérdés.

Hanem a megelőzés.

14. Munkáltatói márka sérülése

Ha a létszámhiány miatt:

• túlóráztatnak,
• kapkodás van,
• nincs betanítás,
• folyamatos a nyomás,

annak híre mehet.

A meglévő munkavállalók:

• ismerősöknek mesélnek,
• online értékelést írhatnak,
• kevésbé ajánlják a céget.

Ez később még nehezebbé teheti a toborzást.

Hogyan számold ki a saját cégednél?

Nincs egyetlen univerzális képlet.

De használhatsz egy egyszerű modellt.

BETÖLTETLEN POZÍCIÓ KÖLTSÉGE =

kieső fedezet + túlóra / helyettesítés költsége + vezetői és HR többletidő + külső erőforrás költsége + hibák / csúszások becsült költsége + egyéb üzleti veszteség

Egyszerű példa: raktári munkatárs

Tegyük fel, hogy egy raktáros pozíció 30 napig üres. A hiány miatt:

Túlóra 250 000 Ft

Vezetői pluszmunka 120 000 Ft

Kölcsönzött munkaerő többletköltsége 180 000 Ft

Hibák, lassabb kiszolgálás becsült költsége 100 000 Ft

Összesen:

650 000 Ft

Ebben az esetben egy több százezer forintos toborzási megoldás is könnyen lehet gazdaságosabb, mint várni.

Példa: értékesítő

Tegyük fel, hogy egy értékesítő havi fedezeti hozzájárulása:

1 500 000 Ft.

A munkát részben átveszi a csapat, ezért becslésünk szerint a valódi kiesés csak 60%.

Ez:

900 000 Ft/hó.

A pozíció három hónapig üres:

2 700 000 Ft.

Plusz:

• vezetői idő,
• HR-idő,
• újrahirdetés.

A teljes veszteség könnyen:

3 millió Ft fölé kerülhet.

Példa: gépkocsivezető

Tegyük fel, egy teherautó sofőrhiány miatt heti két napot áll. A jármű és a fuvarfeladat együttes becsült fedezetvesztesége:

100 000 Ft / álló nap.

Két nap hetente:

200 000 Ft.

Négy hét:

800 000 Ft.

Ehhez jöhet:

• fuvarszervezési probléma,
• alvállalkozó,
• ügyfélkockázat.

Itt a lassú toborzás nagyon gyorsan drágává válhat.

Példa: karbantartó

Egy karbantartó hiányát elsőre nehéz pénzben mérni. Addig, amíg le nem áll egy gép.

Tegyük fel, a kieső termelés:

300 000 Ft/óra.

Egy megelőzhető 4 órás leállás:

1 200 000 Ft.

Ekkor már az a kérdés, hogy mekkora értéket képviselt volna az, hogy időben rendelkezésre álljon a megfelelő szakember?

A betöltetlen pozíció napi költsége

A számítást érdemes napi értékre is lebontani.

Ha egy üres pozíció becsült havi vesztesége:

1 000 000 Ft

és 20 munkanappal számolsz:

1.000.000 / 20 = 50.000 Ft / munkanap

Ha a toborzás 10 nappal gyorsabban sikerül:

10 × 50 000 = 500 000 Ft

üzleti értéket menthettél meg. Így már teljesen másképp néz ki egy:

150 000 vagy 250 000 Ft-os toborzási költség.

Mi a Time to Fill valódi jelentősége?

A Time to Fill azt mutatja meg, mennyi idő telik el a keresés elindításától a pozíció betöltéséig. Ezt nem csak HR-mutatóként érdemes nézni. Hanem:

pénzügyi mutatóként is.

Ha az üres pozíció napi költsége:

50 000 Ft

és 40 helyett 25 nap alatt töltöd be:

15 napot nyersz.

15 × 50 000 = 750 000 Ft.

Vagyis:

a gyorsabb toborzásnak konkrét gazdasági értéke lehet.

A gyorsaság azonban nem írhatja felül a minőséget.

Ez nagyon fontos. Az sem jó stratégia, ha csak azért veszünk fel gyorsan valakit, hogy:

"legyen már ott valaki."

Ha rossz embert veszel fel:

• betanítod,
• fizeted,
• hibázik,
• elmegy,
• kezdheted újra a keresést.

Ez akár többe kerülhet. A cél tehát nem: A LEGGYORSABB FELVÉTEL

hanem: A LEGGYORSABB MEGFELELŐ FELVÉTEL.

Mikor lesz igazán drága egy betöltetlen pozíció?

Különösen akkor, ha:

→  közvetlenül bevételt termel

például értékesítő.

→ termelési kapacitást biztosít

például operátor vagy gépkezelő.

→ szűk keresztmetszet

például egyetlen speciális szakember.

→ mások munkája függ tőle

például projektvezető.

→ drága eszközt működtet

például sofőr vagy gépkezelő.

→ ügyfeleket tart meg

például account manager.

Minél nagyobb az üzleti hatása, annál drágább a betöltetlenség.

A "várjunk még egy kicsit" döntések ára

Ez gyakori.

"Még várunk a hirdetéssel."

"Hátha jön valaki ajánlásból."

"Próbáljuk meg előbb ingyen."

Ez teljesen racionális lehet, ha nem sürgős a pozíció. De ha minden várakozási nap:

30–50–100 ezer Ft üzleti veszteséget jelent,

akkor az ingyenes megoldás:

nagyon drága lehet.

Az ár nélküli döntés nem feltétlenül költség nélküli döntés.

Az olcsó toborzás is lehet drága

Tegyük fel:

Megoldás A

50 000 Ft

Betöltési idő: 60 nap

Megoldás B

200 000 Ft

Betöltési idő: 30 nap

Ha a pozíció napi költsége:

20 000 Ft, akkor a 30 nap különbség:

600 000 Ft.

Így a drágább toborzási megoldás összességében jóval gazdaságosabb lehet.

Persze csak akkor, ha valóban a gyorsabb betöltés okozza a különbséget.

A toborzás megtérülését így is nézheted.

8 kérdés, amivel felmérheted a betöltetlen pozíció költségét

1. Termel-e közvetlenül bevételt a munkakör?

Ha igen, mekkorát?

2. Mi történik a feladatokkal, amíg nincs ember?

Elmaradnak vagy más végzi?

3. Kell túlórát fizetni?

Mennyit?

4. Mennyi vezetői időt vesz el?

Hetente hány órát?

5. Kell külső erőforrás?

Mennyivel drágább?

6. Csökken a termelés vagy kiszolgálás?

Mennyivel?

7. Van ügyfélvesztési kockázat?

Mekkora?

8. Mi történik, ha még 30 napig nincs ember?

Ez az utolsó kérdés gyakran a legfontosabb.

A TOBORZÁS KÖLTSÉGE ÁLTALÁBAN MEGÁLL. A BETÖLTETLEN POZÍCIÓ KÖLTSÉGE VISZONT MINDEN NAPPAL NŐHET.

Mikor kell gyorsan cselekedni?

Ha a pozíció:

• bevételt termel,
• termelést tart fenn,
• ügyfeleket szolgál ki,
• kritikus tudást hordoz,
• más munkatársakat túlterhel,
• vagy szűk keresztmetszetet okoz,

akkor már néhány hét is jelentős veszteséget hozhat. Ilyenkor a gyors munkaerő toborzás nem HR-luxus. Hanem üzleti érdek.

De ne költs vakon csak azért, mert sürgős

A sürgősség könnyen rossz döntéshez vezethet. Például:

"Tegyünk még 200 000 Ft-ot a hirdetésre."

De ha a probléma valójában:

• rossz fizetés,
• vállalhatatlan munkarend,
• irreális követelmények,
• rossz helyszín,
• hibás hirdetésszöveg,

akkor több költés nem feltétlenül oldja meg. Először azt kell megtalálni, hogy:

hol akad el a toborzás.

A betöltetlen pozíció költsége döntési eszköz

Ezt az egész számítást nem azért érdemes elkészíteni, hogy ijesztő nagy számot gyártsunk. Hanem hogy jobb üzleti döntéseket hozzunk.

Például:

• mennyit érdemes toborzásra költeni,
• melyik pozíció a legsürgősebb,
• érdemes-e külső segítséget kérni,
• megéri-e új csatornát tesztelni,
• mennyit ér 10 nappal gyorsabb betöltés.

Így a toborzás:

nem HR-költségként, hanem üzleti beruházásként

kezd értelmezhetővé válni.

Röviden: mennyibe kerül egy betöltetlen pozíció?

Nincs univerzális összeg.

A valós költség függ:

• a munkakörtől,
• az elveszett termeléstől,
• a kieső bevételtől vagy fedezettől,
• a túlórától,
• a helyettesítéstől,
• a vezetői időtől,
• az ügyfélvesztéstől,
• a csúszó projektektől.

A legegyszerűbb kérdés:

"Mi történik pénzügyileg a cégünkkel minden egyes nap, amíg ez a pozíció nincs betöltve?"

Ha ezt meg tudod becsülni, már azt is sokkal jobban látod, hogy:

MENNYIT ÉR NEKED A GYORSABB ÉS HATÉKONYABB TOBORZÁS.

Oké, de hogyan tudok gyorsan minőségi jelentkezőket toborozni bármikor, amikor épp szükségem van rá?

Ebben a saját, újra használható toborzási rendszerben összehangoljuk:

a célcsoportot + a hirdetést + a jelentkezési folyamatot + az előszűrést.

Gyakori kérdések

Mit jelent a betöltetlen pozíció költsége?

Minden olyan közvetlen és közvetett veszteséget, amely azért keletkezik, mert egy szükséges munkakör nincs betöltve: például kieső termelést, túlórát, elmaradó bevételt, vezetői többletmunkát vagy ügyfélvesztést.

Hogyan számoljam ki egy betöltetlen pozíció költségét?

Add össze a kieső fedezetet, a túlórát, helyettesítési költséget, HR- és vezetői többletidőt, valamint az egyéb mérhető üzleti veszteségeket.

Miért érdemes napi költséget számolni?

Mert így könnyebben értékelhető, hogy mennyit jelent például 10 vagy 20 nappal gyorsabban betölteni a pozíciót.

Minden üres pozíció jelent komoly veszteséget?

Nem egyformán. Egyes munkakörök könnyebben helyettesíthetők, mások viszont közvetlenül termelést, bevételt vagy kritikus működést tartanak fenn.

Érdemes többet költeni a toborzásra, ha drága a betöltetlen pozíció?

Lehet, de csak akkor, ha a magasabb ráfordítás valóban javíthatja a megfelelő munkatárs megtalálásának sebességét vagy esélyét. A rossz ajánlatot pusztán több hirdetési pénz nem feltétlenül oldja meg.