Mikor érdemes kiszervezni a munkaerő toborzást?

Van egy nyitott pozíciód. A jelentkezők nem jönnek elég gyorsan. A HR túlterhelt. A vezető már türelmetlen. És felmerül a kérdés:

"Ezt még házon belül oldjuk meg, vagy szervezzük ki a toborzást?"

A válasz nem fekete-fehér. Van, amikor a külső segítség kifejezetten jó döntés. És van, amikor feleslegesen drága vagy túl nagy függőséget okoz.

A kulcs az, hogy ne csak azt nézd: "Ki tud most gyorsan embert hozni?"

Hanem ezt is: "Milyen toborzási képességre lesz szükségünk hosszú távon?"

Mit jelent a toborzás kiszervezése?

A toborzás kiszervezése azt jelenti, hogy a vállalat a munkaerő keresés egy részét vagy egészét külső szolgáltatóra bízza.

Ez lehet például:

• álláshirdetés elkészítése,
• hirdetési kampány kezelése,
• jelöltek felkutatása,
• előszűrés,
• telefonos interjú,
• sourcing,
• fejvadászat,
• teljes kiválasztási folyamat támogatása.

A kiszervezés tehát nem feltétlenül jelent mindent vagy semmit.

Lehet:

részleges

vagy

teljes.

Mikor érdemes kiszervezni a toborzást?

1. Ha nincs elég belső kapacitás

Ez az egyik leggyakoribb ok. Lehet, hogy a HR-esed közben:

• bérügyeket kezel,
• beléptet,
• adminisztrál,
• vezetőket támogat,
• munkajogi feladatokat végez.

A toborzás pedig csak egy a sok feladat közül. Ilyenkor könnyen előfordul, hogy:

• későn indul a keresés,
• lassú a feldolgozás,
• nem készül elég jó hirdetés,
• a jelentkezőkkel túl későn veszik fel a kapcsolatot.

Ha a kapacitás a szűk keresztmetszet, a külső segítség valóban tehermentesíthet.

2. Ha nagyon gyorsan kell embert találni

Egy betöltetlen pozíció nemcsak HR-probléma. Üzleti költsége lehet.

Például:

• termelés esik ki,
• túlórázik a meglévő csapat,
• ügyfelek várnak,
• értékesítési lehetőségek maradnak ki,
• vezetők idejét viszi el a helyettesítés.

Ha sürgős a keresés, egy tapasztalt külső partner gyorsabban tudhat elindulni, mint egy teljesen nulláról épülő belső folyamat.

3. Ha ritka vagy speciális pozíciót keresel

Bizonyos munkakörök egyszerűen nehezen tölthetők.

Például:

• felsővezető,
• ritka mérnöki specialista,
• senior IT-szakember,
• speciális műszaki értékesítő,
• szűk iparági tapasztalatot igénylő vezető.

Ilyenkor egy fejvadász vagy szakosodott recruiter értéke abban lehet, hogy:

• ismeri a piacot,
• tudja, hol vannak a megfelelő emberek,
• közvetlenül meg tudja őket keresni,
• már rendelkezik kapcsolatokkal.

Ezeknél a pozícióknál a kiszervezés gyakran teljesen indokolt.

4. Ha nincs meg a szükséges toborzási tudás házon belül

Egy álláshirdetés feladása még nem feltétlenül jelent profi toborzást.

Szükség lehet:

• megfelelő csatornaválasztásra,
• célcsoport-meghatározásra,
• hirdetésszövegre,
• kreatívra,
• kampánykezelésre,
• előszűrésre,
• adatértelmezésre.

Ha ez a tudás hiányzik, a tanulási költség magas lehet. Ilyenkor érdemes lehet külső szakértelmet behozni. A kérdés inkább az:

csak egyszer akarod megvenni ezt a tudást, vagy minden toborzásnál újra?

5. Ha a belső toborzás már többször kudarcot vallott

Ha ugyanaz a pozíció:

• hetek óta nyitott,
• több állásportálon fut,
• Facebookon is kint van,
• mégsem jön elég megfelelő jelentkező,

akkor lehet, hogy nem több ugyanabból kell. Hanem más megközelítés.

Egy külső partner ilyenkor friss szemmel tudja megvizsgálni:

• az ajánlatot,
• a célcsoportot,
• a hirdetést,
• a csatornákat,
• az előszűrést,
• a reakcióidőt.

Mikor nem biztos, hogy érdemes teljesen kiszervezni?

1. Ha folyamatosan ugyanazokra a pozíciókra keresel

Például:

• raktárost,
• sofőrt,
• gépkezelőt,
• értékesítőt,
• termelési munkatársat.

Ha évente sokszor ugyanaz a munkaerőigény tér vissza, akkor minden alkalommal újra kifizetni a teljes külső keresést drága lehet.

Ilyenkor érdemes megvizsgálni:

nem lenne-e jobb saját toborzási rendszert építeni?

2. Ha van belső HR-kapacitásod

Ha van:

• recruiter,
• HR generalista,
• marketinges,
• vezetői támogatás,

akkor lehet, hogy nincs szükség teljes kiszervezésre. Elég lehet külső szakértelem + belső működtetés. Ez sokszor jó kompromisszum.

3. Ha fontos a teljes kontroll

Teljes kiszervezésnél a folyamat egy része kikerül a cégedből. Ez kényelmes lehet. De jelenthet függőséget is. Ha fontos számodra, hogy:

• lásd az adatokat,
• tudd módosítani a kampányt,
• saját jelentkezői adatbázist építs,
• később önállóan is tudj toborozni,

akkor érdemes olyan megoldást választani, ahol a rendszer nálad marad.

Teljes kiszervezés vagy részleges kiszervezés?

Ez az egyik legfontosabb döntés.

Teljes kiszervezés

A partner kezeli:

• a keresést,
• a hirdetést,
• előszűrést,
• jelölteket,
• esetenként az interjút is.

Előnye:

kevesebb belső munka.

Hátránya:

nagyobb függőség és sokszor magasabb költség.

Részleges kiszervezés

A partner például:

• felépíti a kampányt,
• elkészíti a kreatívokat,
• beállítja az előszűrést,

a belső HR pedig kezeli a jelentkezőket. Ez sok cég számára hatékonyabb modell lehet.

Van harmadik út: külső szakértő épít, Te használod

Ez különösen érdekes azoknak a cégeknek, amelyek:

• rendszeresen toboroznak,
• de nincs saját recruitment marketing szakértelmük.

A modell:

külső szakértő felépíti a rendszert → a rendszer a cégednél marad → később újra használod

Ez nem teljes kiszervezés. És nem is teljesen belső építés. Hanem a kettő közötti megoldás.

Előnye lehet:

• szakértő indulás,
• saját kontroll,
• újrahasználhatóság,
• kevesebb hosszú távú függőség.

Milyen költségei vannak a kiszervezésnek?

A külső toborzás ára sokféle modellben működhet. Például:

• fix projektár,
• pozíciónkénti díj,
• sikerdíj,
• havi díj,
• felvett dolgozó bérének százaléka,
• hirdetési költség + szolgáltatási díj.

Ezért két ajánlatot csak akkor lehet korrektül összehasonlítani, ha megnézed:

pontosan mit kapsz a díjért.

Például benne van-e:

• a hirdetés elkészítése,
• kreatív,
• kampánykezelés,
• előszűrés,
• telefonos interjú,
• jelöltgarancia,
• újrahirdetés,
• hirdetési költés.

Ne csak az egyszeri díjat nézd

Tegyük fel, hogy egy keresés 250 000 Ft. Ez elsőre lehet jó vagy rossz ár. De ha ugyanabba a pozícióba évente hatszor keresel embert:

250 000 × 6 = 1 500 000 Ft.

Ilyenkor már egészen más a kép. Ezért érdemes külön mérni:

egyszeri toborzási költség

és

éves / hosszú távú toborzási költség.

A visszatérő pozícióknál különösen fontos ez a szemlélet.

Mit érdemes megkérdezni egy külső toborzási partnertől?

Mielőtt döntesz, kérdezd meg:

1. Pontosan mit tartalmaz a szolgáltatás?

2. Ki kezeli a jelentkezőket?

3. Van előszűrés?

4. Kié a kampány és az adat?

5. Mi történik a projekt végén?

6. Újra használható-e a felépített rendszer?

7. Van garancia?

8. Mi történik, ha kevés jelentkező jön?

9. A hirdetési költség benne van az árban?

10. Kell újra fizetni, ha ugyanabba a pozícióba fél év múlva ismét embert keresel?

Ez az utolsó kérdés különösen fontos.

Milyen jelekből látszik, hogy túlzottan függsz a külső partnertől?

Például:

• nélküle nem tudsz kampányt indítani,
• nem férsz hozzá a hirdetési fiókhoz,
• nem látod a jelentkezési adatokat,
• nincs saját jelentkezői adatbázisod,
• minden apró módosításhoz külön díj kell,
• a szerződés végén minden rendszer megszűnik.

Ez nem feltétlenül rossz. De tudd mit vásárolsz. Szolgáltatást? Vagy hosszú távon használható eszközt?

Mikor jó döntés a fejvadász?

Fejvadászt különösen akkor érdemes mérlegelni, ha:

• felsővezetőt keresel,
• bizalmas a pozíció,
• nagyon szűk a jelölti piac,
• direkt megkeresés szükséges,
• ritka szakmai háttér kell.

Egy ilyen keresést nem feltétlenül érdemes egyszerű Facebook-kampánnyal helyettesíteni.

A különböző toborzási módszerek más problémákra valók.

Mikor jobb saját toborzási rendszer?

Különösen akkor lehet érdekes, ha:

• rendszeresen toborzol,
• visszatérő munkakörök vannak,
• fontos a költségkontroll,
• saját adatokat akarsz,
• szeretnél kevésbé függni külső partnerektől,
• van valaki a cégnél, aki később kezeli a folyamatot.

Például évente 6 alkalommal raktárost keresel

vagy

folyamatosan sofőrre van szükség.

Ilyenkor hosszú távon sokat számíthat, hogy:

a rendszer egyszer épül fel, vagy minden alkalommal újra fizetsz érte.

Mikor érdemes mindenképp külső segítséget kérni?

Röviden:

• ha nincs kapacitásod
• ha nincs szakértelmed
• ha sürgős
• ha speciális a pozíció
• ha a jelenlegi rendszer nem működik
• ha túl drága az üres pozíció

Ilyenkor a külső segítség sokszor nem költség. Hanem gyorsítás.

Mikor érdemes inkább saját rendszert építeni?

Ha:

• visszatérően keresel,
• ugyanazokra a pozíciókra,
• több telephelyen,
• nagyobb létszámban,
• hosszú távon.

Ilyenkor a cél nem csak az aktuális üres hely betöltése.

Hanem:

saját toborzási képesség kialakítása.

A leggyakoribb hiba: csak az aktuális problémát megoldani

Ha ma hiányzik 5 ember, természetes, hogy azt akarod: legyen meg az 5 ember.

De ha fél év múlva újra ugyanez lesz, akkor érdemes feltenni a kérdést:

"Miért oldjuk meg ugyanazt a problémát újra és újra nulláról?"

A jó toborzási döntés nem csak a mai pozícióról szól. Hanem arról is, hogy mit tanulsz és mi marad meg belőle.

Röviden: mikor érdemes kiszervezni a toborzást?

A kiszervezés jó döntés lehet, ha:

• időt akarsz nyerni,
• nincs belső szakértelem,
• speciális pozíciót keresel,
• gyors eredmény kell,
• vagy teljesen át akarod adni a keresést.

Ha viszont rendszeresen ugyanazokra a munkakörökre toborzol, érdemes megvizsgálni:

nem lenne-e jobb hosszú távon saját toborzási rendszert kiépíteni.

A legjobb kérdés tehát nem az: 

"Belső vagy külső toborzás?"

Hanem:

"Melyik megoldás adja a legjobb eredményt úgy, hogy közben hosszú távon is kontrollálható marad a költség és a folyamat?"

Mi ebben segítünk Neked.

A LeszMunkaerőm.hu-n nem klasszikus, folyamatos kiszervezésben gondolkodunk.

Saját, újra használható toborzási rendszert építünk a céged számára, ami a tulajdonodba kerül, és bármennyiszer használhatod pénzvisszafizetési garanciával.

A rendszer részei:

a célzás + a kreatív + a hirdetésszöveg + a jelentkezési folyamat + az előszűrés.

Ennek köszönhetően minden egyes alkalommal, amikor bekapcsolod, rövid időn belül számos olyan jelentkezőt tudsz magadhoz irányítani, akik már a jelentkezési folyamat során átesnek egy előszűrésen, és megfelelnek minden előre megadott elvárásodnak. 

És ezt korlátlan alkalommal megteheted, hiszen a rendszer a Tiéd.

👉 Ismerd meg, hogyan működik a saját toborzási rendszer.

Gyakori kérdések

Mit jelent a toborzás kiszervezése?

Azt, hogy a vállalat a munkaerő keresési folyamat egy részét vagy egészét külső szolgáltatóra bízza.

Mikor érdemes kiszervezni?

Ha nincs belső kapacitás, hiányzik a szakértelem, sürgős a keresés vagy speciális pozíciót kell betölteni.

Drágább a külső toborzás?

Nem feltétlenül. A teljes költséget kell nézni, beleértve a belső munkaidőt, a hirdetési díjakat és a betöltetlen pozíció költségét is.

Lehet csak részben kiszervezni a toborzást?

Igen. Például a kampány felépítését és hirdetéskezelést külső szakértő végezheti, miközben a jelentkezők feldolgozása házon belül marad.

Mikor jobb saját toborzási rendszert építeni?

Ha rendszeresen, visszatérően ugyanazokra vagy hasonló pozíciókra keresel munkatársakat, és hosszú távon csökkentenéd a külső függőséget.